Projetos sob controle - Parte III

Os relatórios devem descrever o que foi feito em um nível granular, assim é possível rastrear todo o projeto

CIO (EUA)

Publicada em 31 de julho de 2008 às 17h20

E-mail Imprima Comente Erros? del.icio.us Google Twitter a a a Leia a primeira e a segunda parte do artigo Como manter seus projetos sob controle

Em TI, a grande maioria das atividades – excluindo operações e help desk – é projetos, esforço por unir uma equipe em torno de um objetivo claro, orçamento e tempo bem ajustados. E, como mostrado nas duas partes anteriores dessa série, a maioria dos projetos está fora de controle.

Na terceira parte desse artigo, vou explorar a terceira dica para manter os projetos sob controle: faça um trabalho granular.

Granularização – não uma palavra, mas um conceito vital – é a terceira chave para o sucesso. Você precisa rastrear tudo a um nível de detalhes mais profundo do que já fez alguma vez na vida. Em outras palavras, sumarizar e relatar ao nível da tarefa e da sub-tarefa, e assim por diante, até o nível das atividades e sub-atividades. Aqui está uma sugestão para facilitar sua vida: controle a comunicação em um nível granular.

Com muita freqüência, a pessoa responsável assume os relatórios, mas que só alcança uma visão geral para cada atividade maior, o que gera falta de rastreabilidade. Por exemplo, um time planeja uma função para um período de dez semanas. Ao fim da primeira semana, o time reporta 10% das horas despendidas e, obviamente, apenas 10% de tudo que foi feito. E assim por diante, dando um falso senso de segurança para gerenciar e começando a colocar um monstro no horizonte.

O medo geralmente é responsável por esse tipo de atitude. É, antes de tudo, o medo de relatar uma escorregada a alguém que não compreenda que em projetos, erros e escorregadas acontecem.

Outro motivo para essa falta de controle em todos os níveis é que ninguém realmente sabe tudo o que precisa ser feito nos primeiros estágios de um projeto, uma tarefa ou uma atividade. De acordo com o Project Management Institite (PMI), assim que um projeto se desenrola, há um entendimento crescente do que é necessário e como fazê-lo.

Seria sábio aplicar esse insight até o menor nível possível. Reconheça que indivíduos e times não podem saber tudo enquanto planejam, não importa em qual nível operam. Assim que o tempo passa, isso muda. Essa é uma elaboração granular, que traz basicamente três benefícios.

Primeiro, qualquer desvio do plano original aparecerá rapidamente. Assim, qualquer defasagem de performance aparecerá. Em segundo, o projeto se manterá rastreável desde o início, requerimentos são refinados e o projeto seguirá um mapa ainda mais específico. Se, e quando, começar a parecer que o escopo original (em qualquer nível) estava inadequado, o fundamento original estará lá para apoiar o desvio necessário.

Terceiro, o processo vai rapidamente identificar qualquer mudança de direção que não seja uma elaboração progressiva do escopo original. É importante ter um plano de comunicação que contenha o contanto de todos até o nível mais baixo. Além disso, é importante acrescentar duas categorias ao quadro geral da equipe de projetos: o backup e o suporte.

Backup: Pessoa que dar suporte à pessoa responsável

Responsável: Pessoa fazendo o trabalho

Respondente: Pessoa que recebe o crédito por fazer tudo acontecer ou cuja cabeça rolará caso o projeto não dê certo

Suporte: Departamentos, pessoas ou organizações imprescindíveis para o sucesso

Consultor: Pessoa(as) que precisam ser informadas que uma decisão/ação foi tomada

Cada pessoa precisa ter uma outra de suporte que recebe, pelo menos, uma visão geral do que foi feito durante 15 minutos ao final de cada semana. Nesse tempo, a pessoa responsável faz um resumo do progresso, status, documentos significantes, senhas, e assim por diante. Como resultado, não há falta de conhecimento significativa no projeto. Existe sempre alguém a quem recorrer em busca de informações específicas.

O plano de comunicação deve identificar também todo o suporte que pessoas ou a organização precisará para alcançar o sucesso. Por exemplo, quando uma organização planeja instalar uma nova aplicação, além dos testes de praxe, pode ser necessário um novo servidor, um upgrade no sistema operacional e etc. Identificar essas pessoas e organizações no início do projeto eliminará muito do pânico que ocorre no meio dos processos.

Quando tomar os passos necessários para assegurar que os vazamentos foram fechados, e que todos têm a mesma idéia, e garantir que as atividades são rastreáveis em um nível muito pequeno, terá seus projetos sob controle.

John Troyer tem mais de 20 anos de experiência na liderança de times de projetos, programação, implementação em uma grande variedade de disciplinas e ambientes incluindo DoD, engenharia aeroespacial, TI, construção de capital e finanças

John Troyer