Como Gerenciar o Projeto Perfeito

Quer completar seus projetos com sucesso? Tudo feito na hora certa, dentro de orçamento, e com os recursos disponíveis? Estes passos de administração de projeto assegurarão que você pratique administração de projeto efetiva. Este é o primeiro artigo da série "Como Gerenciar o Projeto Perfeito".

1. Selecione o projeto. Monte a equipe que deve se juntar ao projeto para uma integração positiva.

2. Defina os requisitos esperados pelos clientes interno ou externo, relacionando os resultados ou saídas do projeto.

3. Defina o escopo do projeto e o resultado desejado. Como parte desta definição, determine onde o projeto começa e termina, identificando quais dos requisitos serão atendidos. Qual o primeiro passo? Qual é o seguintes? Qual o último?

4. Defina metas mensuráveis que habilitarão saber que o projeto seja realizado. Defina seu orçamento para o projeto. Determine as pessoas e horas necessárias para completar o projeto.

5. Determine como você comunicará o progresso e as realizações, e coletar informações dos membros da empresa que não estão na equipe.

6. Desenhe o fluxo do processo atual. Para um projeto específico, liste os passos necessários para realizar o projeto.

7. Avalie como o projeto atual está sendo executado agora mesmo, se for um projeto longo. Estude os dados para ajustar suas metas e expectativas.

8. Determine se há necessidade de mais informações, recursos ou as pessoas para completar o projeto. Traga as pessoas e recursos identificados para o grupo. Nesse ponto você talvez tenha que recorrer a um facilitador para obter os recursos.

9. Crie um plano de ação para completar as atividades do projeto. Aloque as pessoas apropriadas para completar cada atividade. Estabeleça uma prazo para a conclusão de cada atividade. Certifique-se de que as pessoas tenha disponibilidade de tempo necessária para aloca-la ao projeto.

10. Determine um método contínuo para identificar se os passos são realizados tão planejados. Faça reuniões semanais, instale uma agenda centralizada do projeto, publique a documentação de seu projeto, incluindo as minutas das reuniões, na sua Intranet para que todos possam interagir com o projeto.

11. Cumpra o plano de ação. Documente os métodos usados para realizar cada passo. Você pode querer compartilhar os passos e metas e duplicar aqueles bem sucedidos, registrando as experiências de sucesso.

12. Determine como a equipe irá medir, registrar, e acompanhar a efetiva implementação de projeto. Essas informações são fundamentais para o planejamento dos futuros projetos.

13. Usando os dados coletados, avalie os resultados. Como o projeto atendeu às expectativas e satisfez os planejadores e participantes? Se não, por que não? Documente os resultados para futuros projetos.

14. Reconheça e celebre as realizações da equipe. Pessoas gostam de ter seu bom trabalho reconhecido.

15. Determine como as lições aprendidas e experimentadas durante este projeto podem ser aplicadas em projetos no futuro. Compile uma relação de "melhores práticas" para a gerência de projetos.

Excelência em Gestão de Projetos

a. Envolva as pessoas-chave que são os "donos" do projeto e podem levar ao sucesso ou ao fracasso da implementação.

b. Documente seus passos de forma que outras equipes, ou seu substituto, possa seguir e conduzir seu projeto.

c. Mantenha quaisquer formulários, anúncios, comunicados, minutas de reunião, e todos outros dados relacionados ao projeto em uma área de sua Intranet para que possam ser acessados por todos.

d. Se possível, use um software de gestão de projetos para agilizar a produção, distribuição e publicação da documentação do projeto.