No artigo anterior, falei sobre a execução de projetos em empresas de vários portes e estruturas. Agora convido você a discutir sobre a execução do projeto através de técnicas de gerenciamento e acompanhamento de projetos que resultam em mais qualidade, menor tempo e melhor custo.
Para abordarmos este assunto temos que entender algumas definições ou jargões que são utilizados neste processo. Segundo guia de boas práticas do PMI (PMBOK 4ª Edição - Project Management Institute):
Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Sua natureza temporária indica um inicio e termino definido.
Gerente de projetos é a pessoa designada pela organização executora para atingir os objetivos do projeto.
Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
Isso quer dizer que um projeto é algo que tem um começo, meio e fim determinado, com um resultado único, e que por estas peculiaridades, sua execução sempre será diferente de qualquer outra já desenvolvida. Não é como uma linha de produção de uma fábrica onde o objetivo é fazer sempre o mesmo produto, com a mesma qualidade, com o mesmo tempo e custo, tendo sempre os mesmos insumos de entrada e as mesmas condições para execução.
Todo projeto é um novo desafio, deve ser gerenciado para que o seu objetivo seja plenamente atingido e seus requisitos entregues conforme solicitados.
O gerenciamento de projeto traz benefícios visíveis para a organização:
- Reduz o atraso;
- Contribui para o controle dos custos;
- Minimiza os riscos;
- Aumenta a qualidade;
- Otimiza a utilização dos recursos (humanos e financeiros)
- Atende a expectativa do solicitante.
- E principalmente: entrega todos os requisitos que foram solicitados.
É notório que projetos são entregues com uma qualidade melhor quando são gerenciados através de técnicas conhecidas e discutidas pelos institutos voltados para este fim. A utilização do que chamamos de "boas praticas" permite que o gerente de projeto escolha apenas aquelas técnicas que julgue necessárias em seu projeto, evitando assim a criação de documentações desnecessárias ou muitas vezes desenvolvidas após o termino do projeto.
A maturidade do gerenciamento de projetos é um assunto que vamos abordar em um artigo especifico mais adiante, porém neste momento cabe uma observação importante: A empresa deve policiar suas expectativas quando começa a utilizar o gerenciamento de projetos, através da aplicação de conhecimentos, técnicas, ferramentas e metodologias especificas. Os primeiros projetos provavelmente não serão entregues dentro da expectativa inicial, existirá o tempo de maturação da empresa e de seus colaboradores que deverão se acostumar com uma nova maneira de encarar as atividades. A evolução da qualidade no gerenciamento de projetos se da ao longo de muitos projetos e muitas lições aprendidas.
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