Há problemas distintos relativos às reuniões de que você participa e às que você organiza. Falarei, primeiro, sobre as reuniões de que você participa, sem ser por elas responsável, e, depois, discutirei as reuniões que você é responsável por organizar.
Antes de prosseguir, porém, é preciso ressaltar que alguns autores encaram reuniões de uma forma muito mais positiva. Este é o caso, por exemplo, de George David Kieffer, em seu livro The Strategy of Meetings. Arriscaria a dizer que parte da razão pela qual as reuniões são vistas com bons olhos por Kieffer é que ele define como reunião qualquer ajuntamento de duas ou mais pessoas que seja orientado para negócios ou profissão. Assim sendo, se o presidente da empresa chama à sua sala o seu assistente, temos uma reunião. Se você vaiaté a mesa de sua secretária para discutir uma questão com ela, temos outra. E assim por diante.
Neste texto estou considerando como reuniões apenas aquelas especialmente convocadas como tais, que possuem um coordenador, vários participantes, etc. e não todo e qualquer contato profissional ou de negócios.
Por outro lado, é oportuno ressaltar que Kieffer não nega que grande parte das reuniões é improdutiva. O que ele sugere é que cada um deve saber usar reuniões em proveito próprio, para levar adiante a sua "agenda pessoal" e promover os seus objetivos (que podem não coincidir com os da reunião). Dessa forma, mesmo uma reunião desastrosa, do ponto de vista global, pode vir a ser excelente, do seu ponto de vista pessoal, se, por exemplo, foi convocada por um seu concorrente a uma promoção
Embora respeitando algumas das colocações de Kieffer, neste texto estou considerando reuniões apenas do ponto de vista dos objetivos declarados para os quais foram convocadas (supondo que esses objetivos tenham sido explicitados, coisa que freqüentemente não acontece). Embora reuniões possam, em muitos casos, tornar-se excelentes palcos em que você pode promover seus objetivos pessoais, não me parece que isso seja sempre o caso, ou que apenas esse fato possa justificá-las.
Redução do Número de Reuniões
É incrível o número de reuniões de que participamos sem que delas retiremos qualquer proveito.
» Às vezes somos convocados para uma reunião (freqüentemente de rotina) porque a pessoa que exercia nossa função anteriormente se interessava pelo assunto (em nível pessoal e não institucional) e era chamada a participar. Ela saiu, e continuamos a participar, sem saber direito porquê.
» Outras vezes fomos nós que mudamos de função e, no entanto, continuamos a participar de reuniões que se relacionam com nossa função anterior, meramente por hábito ou rotina.
» Às vezes participamos de reuniões simplesmente porque achamos que é preciso estar informado sobre o que se passa na empresa.
Se você se enquadra em algum desses casos, pode ter certeza de que está usando mal o seu tempo. Há várias maneiras de saber o que se passa em reuniões sem delas participar (pedindo para receber as atas ou minutas, por exemplo: em cinco minutos você lê o que ficou duas horas sendo discutido). Além disso, não é preciso ressaltar que poucas coisas são realmente decididas em reuniões. Estas são freqüentemente usadas (na melhor das hipóteses) para explorar ou testar idéias e para "brainstorming", ou (na pior das hipóteses) para ratificar decisões já tomadas e dar uma sensação aos participantes da reunião de que eles estiveram envolvidos no processo decisório.
Reduza o mais possível o número de reuniões de que você participa e só participe daquelas que realmente forem importantes. Se não for possível eliminar sua participação em uma reunião que você considera irrelevante, considere mandar algum subordinado em seu lugar, chegar atrasado e sair mais cedo, pedir para só ser chamado se for discutido algum assunto que exija a sua presença, e, eventualmente, faltar. A melhor alternativa, porém, é procurar convencer a pessoa que convoca a reunião de que sua presença é desnecessária - para a reunião e para você.
No caso de uma reunião que você considera irrelevante mas à qual é obrigado a comparecer, leve alguma coisa para fazer durante a reunião. Seu cérebro consegue processar muito mais informação do que aquela que é veiculada em uma reunião típica. Se você não consegue evitar a participação em uma reunião irrelevante, participe dela "em piloto automático", usando parte de sua atenção para fazer outras coisas.
Redução do Tempo de Reunião e Aumento de Produtividade
No caso de reuniões convocadas por você, só convoque aquelas que forem estritamente necessárias. Examine a possibilidade de substituir a reunião por consultas telefônicas, teleconferência ou correio eletrônico. Se for realmente preciso realizar a reunião, tome os seguintes passos:
» Antes da reunião, com antecedência mínima de 72 horas, prepare e distribua uma convocação que explicite claramente o(s) objetivo(s) da reunião, que aponte os resultados que você espera alcançar, que contenha o nome e telefone de todos os participantes e uma breve indicação do que cada um deles deve trazer à reunião, que informe o horário de início e de término da reunião, o local exato em que ela se realizar (com instruções, caso necessário), e o número de seu telefone para confirmação e contato. É muito importante que a convocação esclareça a natureza da reunião: se é exploratória, se é para transmitir ou colher informações, se é deliberativa ou decisória, se é para referendar decisões já tomadas, etc. Escolha para participar apenas aquelas pessoas cuja presença é indispensável à sua condução.
» No início da reunião, distribua uma pequena pauta com a ordem em que os assuntos serão discutidos (os mais importantes primeiro) e os blocos de tempo a serem dedicados a cada um deles. Os assuntos devem todos estar vinculados ao objetivo declarado na convocação. Especifique, oralmente ou por escrito, as regras do jogo (por exemplo: intervenções de não mais de três minutos, mais de uma intervenção da mesma pessoa sobre o mesmo assunto só com a concordância dos demais, processo para apresentação e votação de moções, se for o caso, etc.).
» Durante a reunião, exerça sua coordenação com mão firme, fazendo uso, se necessário, de humor e/ou delicadeza para desarmar os participantes mais recalcitrantes. Mantenha o foco da discussão nos assuntos da pauta e nos objetivos da reunião, observe a alocação de tempo para cada assunto, e termine a reunião no horário previsto, mesmo que nem todos os itens tenham sido discutidos. Se
você colocou os assuntos mais importantes primeiro, eles terão sido discutidos. Inclua os assuntos que não forem discutidos na pauta de uma outra reunião ou consulte os participantes por telefone sobre eles.
» Após a reunião, distribua uma ata sucinta que inclua a data, local e nome dos participantes, e uma indicação dos resultados da reunião (por exemplo, as decisões tomadas, caso a reunião tenha sido decisória), junto com o nome da pessoa responsável pelo seu acompanhamento ou pela sua implementação. Nada de transcrever o teor das discussões realizadas ou o processo seguido para a tomada de decisão (exceto quando absolutamente essencial em casos controversos ou delicados), muito menos o que cada um disse durante a reunião.
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