Os projetos nem sempre atravessam uma seqüência organizada de planejamento, aprovação e execução. Às vezes um projeto está em vários estágios de planejamento, de aprovação e de execução. Antes que você perceba, você poderá estar no meio do projeto e descobrir que os membros da equipe e as partes interessadas têm vários níveis de conhecimento sobre o propósito do projeto e da situação atual do projeto. Assim como um projeto deve ter uma reunião formal de encerramento do projeto para verificar e dar o mesmo como concluído, também faz sentido ter uma reunião formal para Iniciar o projeto. Esta reunião é chamada de Kick-off meeting.
A finalidade desta reunião é para notificar formalmente todas as partes interessadas que o projeto começou, e para certificar-se que todos têm um entendimento comum sobre a proposta do projeto e sobre as suas funções (papéis) e responsabilidades. Esta reunião é uma boa oportunidade para reunir todos os membros da equipe, clientes, e as partes interessadas em um só lugar e anunciar formalmente o começo do projeto. Similar a todas as reuniões formais, deve haver uma agenda. Existe um número de itens específicos que você quer cobrir nesta reunião.
• Introdução dos participantes.
• Recapitular a informação do documento de Termo de abertura do projeto, incluindo:
o A finalidade do Projeto
o O escopo do projeto
o As entregas principais do projeto
o Premissas
o Riscos
o Estimativas do Esforço e do Orçamento
o Prazos
• Discutir as funções (papéis) e as responsabilidades importantes de todas as pessoas envolvidas no projeto, tal como a equipe do projeto, os clientes e as partes interessadas. Se possível, todas as pessoas que trabalharão no projeto devem comparecer. Se alguém tiver dúvidas em relação a sua função (papel) ou sobre a sua responsabilidade, estas dúvidas devem ser discutidas no momento da reunião.
• Apresentação da abordagem geral e da linha do tempo (timeline) do projeto. Isto fornecerá aos participantes uma visão sobre como o projeto se desdobrará. É importante assegurar-se de que todos os participantes compreendam o que necessitam fazer em curto prazo para dar suporte ao projeto.
• Discutir e responder a todas as perguntas proeminentes. A proposta desta discussão não é para discutir sobre o porquê do projeto, mas sim para permitir que os participantes façam sua perguntas específicas ou expressem suas preocupações em relação ao começo do projeto.
• Confirmar que o projeto esta em andamento. Se não estiver, deverá começar imediatamente.
• Outros itens para considerar em uma Reunião de Inicio de um Projeto incluem:
o Participantes - Geralmente, a equipe do projeto, o cliente e as partes interessadas devem participar. Se isto resultar em excesso de pessoas, você poderá considerar somente as pessoas principais do projeto para comparecerem. Então, você poderá se encontrar com as outras pessoas em mini reuniões subseqüentes, ou você poderá enviar as informações relevantes da reunião para as pessoas que não foram convidadas.
o Duração - Embora a maioria das reuniões possa ser conduzida em uma ou duas horas, outras poderão requerer um ou dois dias. Normalmente as reuniões com duração de um ou dois dias envolvem os projetos que são muito complexos ou controversos. Em alguns casos, uma reunião longa pode ser útil porque é uma maneira para coletar exigências iniciais, embora esta não seja a finalidade preliminar.
o Preparação - Como normalmente é falado “Você nunca tem uma segunda chance para passar a primeira boa impressão”. Isto é particularmente correto em relação às reuniões do início dos projetos. Você está usando a reunião para ajudar a estabelecer as expectativas para o projeto. Se a reunião for desorganizada, caótica ou um desperdício de tempo, os participantes provavelmente carregarão estas percepções também para o projeto. O gerente do projeto necessita certificar-se de que está bem preparado para esta reunião. Também, antes da reunião, o gerente do projeto deverá falar com o patrocinador, para se certificar de que ambos concordam com a maneira que a reunião será conduzida.
Fonte:
http://blog.tenstep.com.br/2009/10/13/reuniao-formal-para-iniciar-um-projeto-kick-off-meeting/
Nenhum comentário:
Postar um comentário