Sofia Azevedo
Não é necessário um relatório de pesquisas para saber que projetos de TI falham freqüentemente. Todos sabem disso. Não importa se é um profissional da área técnica, um gerente de TI ou um CEO.
Os analistas de mercado conseguem nos fornecer dados quantitativos. Segundo o Gartner, 70% dos projetos falham no cumprimento de cronograma, custos e metas de qualidade e 50% são executados acima do orçamento. Já o CHAOS divulgou que 50% dos projetos de TI são cancelados, 82% são entregues com atraso e as pesquisas da KPMG destacam que menos de 40% desses projetos alcançaram os objetivos de negócios um ano depois.
O problema não é apenas que a maioria dos projetos de TI não consegue alcançar os resultados esperados. Mesmo quando os projetos são executados com sucesso, muitas vezes eles ainda não trazem benefícios para o negócio. O verdadeiro problema é que há uma falta de alinhamento entre os objetivos do negócio e as atividades de TI. A gerência executiva e as unidades de negócios têm uma visibilidade limitada sobre o que TI está fazendo e TI tem uma conexão limitada com os objetivos estratégicos e do negócio. Um olhar mais de perto para esta importante questão, de uma perspectiva de negócios e de uma perspectiva técnica, mostra as causas raízes da falha do projeto.
Para a gerência executiva, o sucesso ou o fracasso de um projeto é medido pela sua contribuição aos principais objetivos de negócios e ao resultado final da empresa. Os executivos querem respostas diretas para questões simples: Como o projeto proposto poderá melhorar nossa competitividade? Qual é o valor presente líquido do Projeto A em relação ao Projeto B? Qual o retorno esperado para o investimento em um aplicativo de serviços e em que período de tempo?
Ainda assim, as ferramentas tradicionais de gerenciamento de projetos não são projetadas ou equipadas para responder a essas perguntas. Elas não agregam dados de projetos no portfólio de TI. Assim, elas não são úteis para fazer comparações adequadas entre projetos. Elas se concentram nas métricas de sucesso para projetos individuais, não oferecem suporte para comunicações claras e consistentes entre todas as partes interessadas e não fornecem informações em um formato que seja útil para tomada de decisões executivas.
Estudo recente do Gartner concluiu que para os projetos e organizações de serviços, incluindo os departamentos de TI “o problema está no nível de serviços agregados”. A maior parte destas organizações possui sistemas de relatórios de horas e ferramentas de controle de cronograma de projetos, mas com essas ferramentas elas não têm uma visão geral e detalhada do processo.
A falta de uma visão mais ampla do processo é o principal desafio dos PMOs de TI. Não há uma visão consolidada de todas as demandas de tecnologia, ou seja, não há nenhuma forma estruturada para priorizar projetos—incluindo a avaliação de propostas novas de projetos com compromissos em andamento. Não há integração entre os dados financeiros, de recursos e de planejamento com o portfólio do projeto, e não existe nenhuma forma para ajustar os processos. Não existem padrões ou metodologias para a empresa de forma global, o que quer dizer que não há como medir ou monitorar o sucesso do projeto. Resumindo, não há como alinhar as atividades do TI com as prioridades do negócio.
Chegou a hora de mudar o foco do gerenciamento de projetos para priorizar os resultados do negócio. O gerenciamento eficaz dos projetos e dos portfólios requer o foco nos benefícios do negócio no nível de serviços agregados e não simplesmente no nível do projeto. Nesse sentido, torna-se necessária uma visão top-down integrada de todas as atividades do TI de forma que o gerenciamento tenha mais visibilidade do portfólio, melhores controles e maior flexibilidade para aplicar os processos, os padrões e as metodologias.
Ao mesmo tempo, uma solução de gerenciamento de projeto e portfólio eficaz deveria dar suporte à execução de projetos e à supervisão bottom-up da metodologia do projeto. Em outras palavras, os detalhes do trabalho diário de execução de projetos deveriam ser capturados pelo sistema e usados para dar suporte à tomada de decisão.
As organizações precisam de visibilidade em tudo aquilo em que TI está trabalhando, incluindo as métricas de resultado projetadas, trabalhos não projetados, alocações de recursos e custos totais. Precisa de habilidade para agregar tanto os projetos operacionais como os estratégicos e enxergar as interdependências críticas entre os projetos—por exemplo, se as demandas de recursos de um projeto operacional podem impedi-lo de aceitar um projeto estratégico proposto. Esta capacidade lhe permitirá gerenciar e priorizar o trabalho coletado de forma que você possa se certificar de que as pessoas certas estejam trabalhando nas coisas certas no momento certo.
O gerenciamento top-down de projeto e portfólio pode ajudar a definir e aplicar “pontos de controle” durante todo o processo. Isso permite que os executivos tomem decisões com base em informações amplas e precisas. Os controles também podem ajudar a diminuir os custos pela automatização e cumprimento dos processos de projeto, de programa e de portfólio. Uma solução eficiente proporcionará caminhos de auditoria no nível de campo para todas as mudanças nas aplicações e projetos críticos— e tornar seus dados precisos, ajudando a manter o cumprimento das regulamentações. Uma vez que o PMO se torne mais ágil, os processos de negócios podem ser adaptados mais rapidamente para responder a condições de mudanças no mercado.
Uma solução de gerenciamento de projeto e portfólio deve permitir que a adoção tanto a abordagem de planejamento de projeto top-down como a bottom-up. Ela deveria permitir também o uso de planos de projeto do Microsoft® Project e outras fontes de dados para obter uma visão agregada de todos os projetos estratégicos e atividades operacionais. Além disso, deve permitir a implementação de padrões e metodologias em toda a empresa.
Biografia: Sofia Azevedo, Gerente de Marketing da área de Software da HP Brasil, é formada em Administração de Empresas pela Universidade Cèsar Ritz na Suíça. Acumulou uma sólida experiência profissional em funções administrativas e gerenciais em empresas - nacionais e internacionais - líderes em seus segmentos. Nós últimos 6 anos, vem trabalhando no desenvolvimento de mercado e novos negócios na área de software para Gerenciamento e Automação de TI. Atualmente é responsável pelos programas das soluções de Business Technology Optimization da HP, incluindo soluções para Gerenciamento de Projetos & Portfólio
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