quarta-feira, 11 de novembro de 2009

10 Dicas para MS Office Project 2007

O Microsoft Office Project é uma das ferramentas de Gerenciamento de Projetos mais usadas hoje em dia e a versão 2007 traz grandes avanços comparado com a versão anterior (e o MS Project 2010 já está no forno). Neste artigo, vão algumas dicas para facilitar seu dia a dia com esta poderosa ferramenta.

Em Ferramentas > Opções, selecione “Mostrar tarefa de resumo do projeto”. Assim você adiciona a “linha 0″, ao seu projeto;
Acostume-se a preencher o campo Resumo. Isso facilita que uma visão geral a respeito do projeto possa ser rapidamente acessada. Em conjunto com a dica anterior, já insere o nome do projeto na “linha 0″;
Tire vantagem da habilidade do MS Project de se ajustar a mudanças. Quando inserir uma atividade, procure determinar a duração da mesma e suas dependências, deixando o Project cuidar do resto;
Aproveite-se de colunas extras! Clicando com o botão direito sobre o título de qualquer coluna, você pode adicionar colunas extras com “Inserir Coluna…”;
Para mostrar a numeração das tarefas, como numa EAP, “Inserir Coluna…” > Nome do Campo = EDT e Título = EAP;
Facilite sua vida com atalhos no teclado. Para fazer uma tarefa subordinada a outra, selecione a tarefa, segure SHIFT+ALT+Seta para Direita. Para subir uma tarefa um nível na EAP, SHIFT+ALT+Seta para ESQUERDA;
A tecla insert adiciona uma tarefa, diretamente acima da tarefa selecionada;
Utilize o Assistente de Gráfico de Gantt, e habilite datas e caminho crítico no seu gráfico;
Não crie dependências entre tarefas resumo e atividades. Isso cria problemas para o entendimento e deixa seu gráfico com aparência pouco profissional. Dependências, somente entre atividades.
Faça os ajustes finais utilizando a coluna de informações (com o i num círculo azul). Lá você pode fornecer ao MS Project mais informações sobre as atividades (ela abre a aba Avançado das propriedades da tarefa), como datas de início e término específicas entre outras informações.
O Project é uma ferramenta incrível de gerenciamento de cronogramas, e cada vez mais a equipe responsável pelo software tenta incluir mais e mais funcionalidades. Você pode ainda incrementar seus uso com Add-Ons que permitem ao Project lidar com coisas que não estava programado para entender, como os buffers da corrente crítica, entre outras coisas. Uma ultima dica, lembre-se sempre de que as tarefas são executadas por recursos humanos e que de nada adianta um cronograma perfeito, um gráfico de gantt organizado se as tarefas forem mal distribuídas e os recursos sobrecarregados.

E você? Tem alguma dica para MS Project 2007? Comenta ai!


Um comentário:

  1. Project de fato é uma ferramenta excelente para o Gerenciamento de Projetos. A nível de projetos de pequeno porte (duração de 2 a 6 meses) os quais tive a oportunidade de participar e auxiliar no gerenciamento, uma utilidade da ferramenta que achei excelente para remanejar atividades, acompanhar prazos e auxiliar nos replanejamentos necessários foi a função "Linha de Base".
    Esta linha acompanha todo o cronograma inicial estabelecido e conforme se da o andamento do projeto o gerente consegue visualizar atrasos, atividades de maior ou menor impacto entre outros.

    abs,
    Felipe de Castro
    Eng de Produção - UFF

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